Recepcionista e Assistente Administrativo

O Instituto Internacional Para a Democracia e Assistência Eleitoral – International IDEA é uma organização intergovernamental que apoia a democracia sustentável em todo o mundo. A mrrissão da International IDEA é apoiar a mudança democrática sustentável, fornecendo conhecimento comparativo, auxiliando na reforma democrática e influenciar políticos e políticas.

A Internacional IDEA actua como um catalisador para a construção da democracia, fornecendo recursos como conhecimento, propostas de políticas e apoiando reformas democráticas em resposta a solicitações nacionais específicas. Trabalha em conjunto com decisores políticos, governos, organizações e agências da ONU e organizações regionais envolvidas no campo da construção da democracia.

A International IDEA desenvolve, compartilha e permite o uso de conhecimento comparativo em suas principais áreas de especialização: processos eleitorais, construção da constituição, participação e representação política, democracia e desenvolvimento e avaliaçãoda democracia.

Ele também aborda questões importantes de género, diversidade e conflito e segurança relacionadas à democracia.

A International IDEA tem sede em Estocolmo, na Suécia, e trabalha em todo o mundo através de escritórios em Nova York, Bruxelas, Haia, América Latina, África e Ásia.

A Internacional IDEA prevê gerir um programa de cinco anos “Apoio à Consolidação da Democracia em Moçambique” com financiamento da União Europeia (UE) e co-financiamento da Agência Austríaca de Desenvolvimento (ADA). O programa visa apoiar a consolidação da democracia, reforçando a imparcialidade, transparência e credibilidade dos processos eleitorais e fortalecendo as capacidades dos representantes eleitos e de suas instituições democráticas. As intervenções previstas prevêem apoio aos ciclos eleitorais, também com foco específico na participação de género.

O programa será constituído por quatro componentes interligados, nomeadamente:

• Observação Doméstica;
• Educação Cívica e Eleitoral;
• Reforma da Legislação Eleitoral; e
• Capacitação de Representantes Recém-Eleitos e suas Instituições / Órgãos.

Função

• Reportando ao Gestor de Administração e Finanças, será responsável por dar assistência no dia-a-dia da recepção, recebendo e auxiliando visitantes, bem como, direcionando as chamadas recebidas;
• As suas tarefas incluem manter a caixa de depósito e os registos, incluindo o desembolso de caixa; recolher e distribuir expediente;
• Gerir o stock e distribuição de material de escritório;
• Organizar e coordenar a logística para reuniões, conferências e Workshops;
• Auxiliar na preparação de materiais para reuniões;
• Organizar viagens de funcionários, incluindo pedidos, reservas de viagens e hotéis, adiantamentos e outras questões associadas;
• Quando necessário, auxiliar Consultores Externos;
• Dar assistência no registo de comunicações internas/externas e documentos institucionais, em articulação com o Arquivista;
• Auxiliar na actualização e manutenção do website interno da organização;
• Verificar a folha de atendimento diário do escritório;
• Preparar comprovativos de caixa e registar despesas no sistema;
• Registrar e manter os perfis e documentos da equipa de maneira confidencial;
• Responder e encaminhar todas as chamadas telefónicas recebidas, fornecendo informações básicas, quando necessário.

Requisitos

• Formação de nível médio concluída, preferencialmente em Negócios ou Secretariado;
• Formação de nível superior será uma vantagem;
• Mínimo de 2 anos de experiência;
• Experiência de trabalho num contexto internacional, organização intergovernamental ou em Organizações Não Governamentais, será uma vantagem;
• Fluente em Português e Inglês (falado e escrito). Conhecimento das línguas árabe, francês ou espanhol, será uma vantagem;
• Domínio dos aplicativos do MS Office (Word, Excel, PowerPoint), e Internet;
• Excelentes habilidades de comunicação interpessoal;
• Orientação para prestação de serviços;
• Fortes habilidades de organização e atenção;
• Elegibilidade para trabalhar em Moçambique.

Oferecemos

A possibilidade de trabalhar numa instituição sólida que oferece condições salariais compatíveis com o grau de experiência e nível de responsabilidade da função, bem como, oportunidades de desenvolvimento pessoal.