Recepcionista

Descrição

O nosso cliente é uma empresa conceituada em Moçambique, que no sentido de responder às suas necessidades, pretende recrutar 1 Recepcionista.

Funções

Reportando ao Gestor Sénior de Válvulas será responsável pelo recebimento das inscrições para a Directora Nacional (DN) e organizando as reuniões do SMT, elaborando atas das reuniões, enviando convites e fazendo reservas relevantes incluindo:

• Cumprimentar e acolher os hóspedes assim que chegarem;
• Gerir e-mails;
• Responder e encaminhar chamadas telefónicas recebidas;
• Fornecer informações básicas e precisas em pessoa e via telefone/e-mail;
• Receber, enviar e distribuir expediente;
• Manter a segurança do escritório seguindo os procedimentos de segurança e controle de acesso através da recepção;
• Garantir que as listas de extensão sejam actualizadas atempadamente;
• Garantir que os visitantes assinem um diário de visitas;
• Controle de acesso, verificação de segurança via câmera para o 1º andar;
• Garantir que a área de recepção esteja arrumada e apresentável em todos os momentos;
• Fornecer apoio Front desk;
• Supervisionar os serviços de segurança;
• Gerir e coordenar calendários e agendas para reuniões da DN e dos membros do SMT;
• Agendar reuniões e organizar salas de conferência para executivos de alto nível;
• Alertar os gestores sobre cancelamentos ou novas reuniões;
• Participar de reuniões de DN e SMT e preparar actas;
• Resumir e acompanhar as decisões e planos de acção do SMT;
• Actualizar as actas e fazer seguimento das decisões feitas nas reuniões anteriores do SMT;
• Preparar documentos confidenciais e sensíveis;
• Enviar a comunicação de decisões de DN e SMT a todos os funcionários;
• Manter cópia impressa e sistema de arquivo electrónico
• Traduzir documentos de acordo com a necessidade;
• Realizar pesquisas e elaborar apresentações ou relatórios conforme solicitado;
• Manter uma lista geral de contactos da instituição.

Requisitos

• Ensino Médio concluído;
• 3 Anos de experiência de trabalho em áreas relevantes para função;
• Fluente em Português e Inglês;
• Proficiência em Microsoft Office, MS Word, Outlook e Excel;
• Experiência básica em arquivo;
• Fortes habilidades analíticas;
• Capacidade de trabalhar sob pressão & multi tarefas;
• Excelentes habilidades de comunicação;
• Atitude e aparência profissional;
• Habilidades de gestão do tempo e prazos;
• Capacidade de resolução de problemas, planeamento e organização;
• Excelente atenção aos detalhes;
• Capacidade de ser engenhoso e proactivo quando surgem problemas;
• Nacionalidade Moçambicana.

Oferecemos

A oportunidade de se integrar em uma equipe de trabalho dinâmico, oferece um pacote de remuneração de acordo com as qualificações e a experiência demonstradas.