Oficial de Contractos e Subvenções

A FHI 360 é uma organização americana não governamental de desenvolvimento humano, que se dedica à melhoria da vida das pessoas de forma duradoura, através de soluções integradas e locais. A nossa equipa inclui especialistas em saúde, educação, nutrição, meio ambiente, desenvolvimento económico, sociedade civil, igualdade de género, comunicação, pesquisa e tecnologia – criando uma combinação única de capacidades para enfrentar os desafios actuais do desenvolvimento interrelacionado. A FHI 360 está em 60 países com mais de 4000 colaboradores e em Moçambique conta com 550 trabalhadores. Neste momento estamos em busca de um candidato qualificado para a posição de: Oficial de Contractos e Subvenções

Descrição:

A FHI 360 está à procura de um candidato ao cargo de Oficial Técnico de Cadeia de Abastecimento e Logística de Saúde Materno-Infantil, para um projecto implementado na província de Nampula, focado na melhoria da qualidade dos resultados de saúde materno-infantil e que trabalha com parceiros do Governo para institucionalizar uma cultura de melhoria de qualidade. O Oficial de Contractos e Subvenções é principalmente responsável pela elaboração de subacordos e gestão de processos administrativos desde a pré adjudicação até a pós adjudicação, da pós adjudicação até ao fecho. Ele/a irá contribuir com conhecimentos profissionais especializados no desenvolvimento, orientação e administração de contratos e subvenções para garantir total conformidade com as regras e regulamentos dos Doadores.

Responsabilidades:

O Assistente de Programa terá as seguintes responsabilidades:

Actividades de Pre award:

• Prestar apoio na identificação, planificação e implementação de necessidades de treinamento de acordo com as políticas da FHI360 e USAID para com os seus Parceiros, Técnicos e Programas, e equipes de apoio assegurando que existe informação técnica e financeira adequada e mecanismos para apoiar a monitoria financeira e programática;
• Desenvolver e servir de orientação/recurso para os escritórios e programas técnicos no desenvolvimento de solicitações (RFA, APS, solicitação/avaliação de propostas e custo e preçário) através da análise de solicitações interpretando regulamentos e normas para o cumprimento;
• Analisar e negociar os termos e condições de atribuição antes da aprovação final;
• Identificar riscos significativos e recomendar planos para a mitigação incluindo a justificação de trabalhar em risco.

Fluxo de trabalho para o desenvolvimento de Sub award:

• Providenciar apoio no desenvolvimento da propostas de orçamento do Parceiro, processo de revisão e mecanismos para o desenvolvimento de subacordos;
• Rever orçamentos e se necessário apoiar a criação de ferrramentas padrão adequadas para orçamentos / narrativas de orçamentos que facilitam a planificação e custos de actividades;
• Assegurar que as ferramentas e procedimentos de desenvolvimento de subacordos sejam totalmente compreendidas pelos funcionários e parceiros;
• Rever os sub acordos antes de submeter ao Gestor Sénior de Contratos e Subvenções para a revisão final, antes do Escritório Regional e da submissão aos Doadores para a aprovação. E isso inclui: sub acordos, modificações, revisão de orçamento/ realinhamentos, extensões de custo, e outras operações que requerem a aprovação do doador tais como sub acordos, salários, taxas de consultoria, renúncias, etc.
• Elaborar, negociar e avaliação conforme o caso os sub acordos, modificações e memorandos de negociação.

Coordenação de Pós Adjudicação:

• Apoiar a equipe de Finanças prestando o acompanhamento mensal dos relatórios com o foco na conformidade com todas as datas solicitadas, qualidade, etc. bem como as modificações, alterações, obrigações e prazos do programa;
• Assegurar que os desembolsos sejam prontamente executados com base no processo de acompanhamento, garantindo que os parceiros tenham suficientes e não excessivos recursos para as actividades e também assegurando que os desembolsos não excedam os compromissos (acordos);
• Garantir que todos os sub acordos e modificações estejam actualizados, reflectindo todos os princípios mutuamente acordados por ambas as partes e estejam de acordo com as orientações do Doador;
• Garantir que todos os sub acordos reflictam os objectivos mútuos acordados e que os interesses do FHI360 estejam totalmente salvaguardados;
• Garantir que os processos de sub acordos adiram totalmente aos requisitos da pré adjudicação e do FHI360 em termos de conformidade na descrição do programa, planificação, orçamento, processos de compras (procurement), autorizações, monitoria técnica e financeira se necessário, também assegurando que a Missão seja alcançada simultaneamente tal como requerida e aplicável;
• Garantir que todo o suporte documental seja anexado ao processo de pagamento relacionado ao sub acordo e assegurar que estes sejam adequados para auditoria e control interno. Documentos de suporte incluem, TOR/Descrição do Programa, curriculum / resumo do sub beneficiário/subcontratado, documentação do processo de selecção, biodata, etc.
• Garantir que o Sistema SAT esteja actualizado pela equipe de Finanças com todos os sub acordos executados e modificações;
• Actualizar o relatório de aquisições relativamente a equipamentos a serem adquiridos para a área de subvenções;

Desenvolvimento e Implementação de Sub Acordos:

• Analisar todos os Termos de Referência para todos os sub contratos e Descrição do Programa para todos os sub acordos, garantindo que todos os requisitos aplicáveis estejam incluidos e levados ao conhecimento de todos os potenciais candidatos em casos de falta de alguma informação e fazer o seguimento/acompanhamento;
• Garantir que todos os subacordos reflictam os objectivos mutuamente acordados e que os interesses do FHI360 estejam totalmente salvaguardados;
• Garantir que os processos de sub acordos adiram totalmente aos requisitos de pré adjudicação do FHI360 em termos de orçamentos, processos de aquisição, pedidos de autorização, processos de subcontratação e monitoria técnica e financeira se necessário; Garantir o desenho, fazer o acompanhamento para que a ocorrência/aprovação da Missão se concretize;
• Garantir que todos os documentos de apoio/comprovativos dos sub acordos sejam anexados aos referidos processos de pagamento e assegurar que sejam adequados/correspondentes e completos, e arquivá-los para auditoria e controle interno.
• Garantir que todos os documentos de suporte estejam inclusos no farquivo, Descrição do Programa, Termos de Referência, SOW, RFA/APS, sub acordos devidamente assinados, curriculos dos subcontratados/subacordos (pessoal-chave), processo de selecção, PATS, bio data, memorandos de negociação, verificação de SAM (Systema de Gestão de Adjudicação), certificação e garantias assinados, notas das reuniões, marcas e marcação de planos, relatórios/resultados, SFR, etc.
• Conduzir os processos de fecho de sub acordos e responder aos assuntos relacionados as auditorias (interna e externa conforme aplicável e se necessário).

Qualificações

• Licenciatura com 3-5 anos de experiência em Contratos e Subvenções, experiência em gestão de sub acordos numa ONG (Organização Não Governamental) local ou internacional;
• Pelo menos 3 anos de experiência em negociação de diversos portfolios de sub acordos;
• Conhecimento abrangente de regras e regulamentos de Doadores (USG e Não-USG) incluindo mas não limitado a USAID;
• Experiência de trabalho com Doadores internacionais;
• Excelentes habilidades numéricas e analíticas bem como capacidades de usuário de IT
• Altamente flexível
• Habilidades de Comunicação Oral e Escrita;
• Habilidades fortes e efectivas para desenvolver, articular e implementar;

Os candidatos interessados queiram por favor enviar carta de candidatura, especificando a vaga, CV com cópias de documentos, cartas de referência relevantes até o dia 30 de Abril de 2019 no site www.fhi360.org/careers.

Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados

Todas as candidaturas a vagas na FHI360 são gratuitas, não se cobra nenhum valor pelo processo de Recrutamento & Selecção.

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

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