Gestor de Portfólios de Projectos

Descrição do trabalho

relações (internas e externas) com as unidades de negócio, fornecedores de soluções e todos os intervenientes no projecto.

Responsabilidades

• O objectivo desta função é garantir a execução integral dos projectos sob sua responsabilidade optimizando as variáveis Qualidade, Prazo e Orçamento;
• Trabalhar como parte integrante das equipas de projecto para introduzir mudanças organizacionais de grande dimensão alinhadas com os objectivos e estratégia do Banco;
• Alcançar os resultados pretendidos em cada projecto através das melhores práticas de gestão de projectos e gerir Garantir a gestão centralizada dos principais projectos do Banco, com o objectivo de assegurar a padronização e coordenação de esforços, permitindo reduzir a duplicação e alavancar recursos (pessoas, tecnologia e comunicação), maximizando a eficiência em termos de tempo e custos;
• Garantir uma prioritização dos projectos do Banco, alinhada com os objectivos estratégicos definidos para a instituição, mediante a categorização e definição de critérios objectivos de prioritização aprovados pelo ExCo do Banco;
• Produzir relatórios mensais do portfolio para monitorizar a execução dos mesmos, dentro dos prazos e orçamentos definidos, identificando eventuais riscos ou necessidades de rever prioridades;
• Identificar possíveis ganhos de eficiência através da coordenação de esforços entre os vários projectos sob gestão, minimizando duplicações e reequilibrando a alocação dos recursos entre os diferentes projectos;
• Definir periodicidade e fórum em que deve ser feita a prioritização e monitorização do portfolio de projectos. Neste fórum deverão ser também apresentados os riscos identificados nos projectos em curso e submeter à aprovação as alterações que sejam necessárias fazer aos planos iniciais do projecto, tendo em conta esses riscos;
• Definir metodologia standard para a gestão de projectos do Banco, nomeadamente ferramentas, procedimentos e processos para conduzir e monitorizar a execução dos projectos, estabelecendo métricas de desempenho baseadas na metas e objectivos do Banco.

Qualificações e experiência relevantes

• Formação Superior em gestão ou similar, compatível com as funções a desempenhar;
• Fluência em Português e Inglês;
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita

Conhecimentos/Capacidades técnicas/Especialidade

Gestão do Portfolio de Projectos do Banco

• Garantir a gestão centralizada dos principais projectos do Banco, com o objectivo de assegurar a padronização e coordenação de esforços, permitindo reduzir a duplicação e alavancar recursos (pessoas, tecnologia e comunicação), maximizando a eficiência em termos de tempo e custos;
• Garantir uma prioritização dos projectos do Banco, alinhada com os objectivos estratégicos definidos para a instituição, mediante a categorização e definição de critérios objectivos de prioritização aprovados pelo ExCo do Banco;
• Produzir relatórios mensais do portfolio para monitorizar a execução dos mesmos, dentro dos prazos e orçamentos definidos, identificando eventuais riscos ou necessidades de rever prioridades;
• Identificar possíveis ganhos de eficiência através da coordenação de esforços entre os vários projectos sob gestão, minimizando duplicações e reequilibrando a alocação dos recursos entre os diferentes projectos;
• Definir periodicidade e fórum em que deve ser feita a prioritização e monitorização do portfolio de projectos. Neste fórum deverão ser também apresentados os riscos identificados nos projectos em curso e submeter à aprovação as alterações que sejam necessárias fazer aos planos iniciais do projecto, tendo em conta esses riscos;
• Definir metodologia standard para a gestão de projectos do Banco, nomeadamente ferramentas, procedimentos e processos para conduzir e monitorizar a execução dos projectos, estabelecendo métricas de desempenho baseadas na metas e objectivos do Banco.

Definição e Manutenção do Governance e Metodologia

Desenvolvimento e melhoria de processos para a execução a projectos, incluindo a criação de instrumentos que visem maximizar os resultados, a uniformização e a eficiência. Isto inclui a definição e manutenção de:

1. Check lists para garantir que cada projecto segue o processo definido desde a necessidade à conclusão do projecto;
2. Plano do Projecto (Project roadmap), que fornece uma visão geral das metas e objectivos do projecto;
3. Programas de trabalho, que estabelecem cronogramas detalhados das actividades, marcos e resultados e identificam os recursos necessários e disponíveis;
4. Plano de Gestão do Projecto, que identifica as funções e responsabilidades de cada membro da equipa do Projecto;
5. Estrutura de divisão do trabalho, a qual define os resultados específicos divididos por cada membro da equipa, em cada fase do projecto;
6. Plano de Comunicação para estabelecer o protocolo, procedimento e métodos para comunicar as informações e questões do projecto entre os membros da equipa (Steering Commitees, reuniões de trabalho e outras formas);
7. Formulários e Modelos que simplifiquem a comunicação, manutenção de registos e relatórios; e
8. Análise de Risco, a qual deve listar possíveis problemas e possibilidades de desvio na execução do projecto, a probabilidade de tais ocorrências, o possível impacto e possíveis soluções.

Assegurar a implementação e manutenção da metodologia do projecto e manter o foco dos membros da equipa de projecto na execução das tarefas planeadas. Rever o business case de cada projecto para garantir a adequação da previsão de recursos e a exactidão dos pressupostos usados para os cálculos financeiros custos e benefícios do projecto.
Assegurar a monitorização dos benefícios previstos no business case do projecto, garantindo que esses benefícios são atingidos no prazo estabelecido. Esta acção deve ser feita em conjunto com a unidade de negócio, analisando, corrigindo e comunicando superiormente potenciais desvios.
Contribuir para a definição dos requisitos de cada projecto alinhados com a mudança estratégica solicitada, e apoiar na determinação do esforço e impacto desses requisitos.
Definir, comunicar e obter efectivamente acordo sobre o objectivo e âmbito do projecto na fase de aprovação do business case.
Assegurar em todos os projectos a participação e compromisso de todas as partes.
Garantir que todos os projectos estão correctamente autorizados e formalmente mandatados
Estimar de forma realista os custos, prazos e necessidades de recursos para a entrega do projecto dentro do âmbito acordado. Garantindo a preparação e comunicação do Plano do projecto, o respectivo programa de trabalho, plano de gestão de projecto, estrutura de divisão do trabalho e plano de comunicação.

Garantir para todos os projectos que o Plano de projecto inclui os seguintes aspectos:

1. A comunicação e capacitação operacional de novas soluções, novos processos ou novas mudanças introduzidas como resultado da conclusão do projecto, para maximizar os benefícios pretendidos com o mesmo; e
2. Garantir a entrega da documentação técnica e/ou manuais de procedimentos para novas soluções ou novos processos implementados como conclusão do projecto.

Gerir a interacção entre todas as partes envolvidas nos vários projectos, internas e externas.
Assegurar em todos os projectos a participação e compromisso de todas as partes envolvidas no projecto, garantindo que conhecem e concordam com as respectivas responsabilidades.
Monitorizar a produtividade de todos os recursos afectos a cada projecto, identificando eventuais riscos (distribuição do workload ou disponibilidade) que comprometam a entrega do projecto de acordo com o plano estabelecido.
Garantir a entrega por parte dos recursos externos ao Banco (Fornecedores ou Grupo) dentro do plano de projecto acordado e de acordo com os contractos assinados.
Prestar serviços de consultoria interna às várias partes envolvidas no projecto em questões relacionadas com o mesmo.
Manter uma comunicação efectiva entre a equipa de projecto e ser o primeiro ponto de escalonamento de situações ou riscos que comprometam a execução dos projectos.
Acompanhar, com uma determinada periodicidade definida, os projectos em curso para garantir que os mesmos estão a ser executados de acordo com o planeado e sigam a metodologia aprovada.

Monitorização da execução de cada projecto

• Estabelecer indicadores chave para avaliar a execução dos projectos e estabelecer marcos para as equipas de projecto;
• Recolha de informações sobre o status de cada projecto, para actualizar e manter o registo dos planos de trabalho, execução dos mesmos, problemas e alterações, de acordo com a informação disponibilizada por cada membro da equipa de projecto;
• Consolidação e análise da informação recolhida sobre o status do projecto, avaliando evolução e mantendo o ExCo do Banco informado;
• Implementação de acções correctivas, sempre que necessário, conforme decidido pela gestão do Banco através de um processo de gestão de alterações;
• Monitorizar as dependências de projectos e dependências inter-projectos, internamente e externamente, comunicando potenciais impactos na execução;
• Monitorizar eficazmente a produtividade de cada equipa de projecto, garantindo que os membros de cada equipa entregam de acordo com as responsabilidades planeadas e cronograma definido para o ciclo de vida dos projectos, antecipando e comunicando possíveis desvios;
• Monitorizar os custos de cada projecto em curso relativamente aos marcos de execução, antecipando e comunicando desvios potenciais.

Risk Assessment

• Identificar e documentar os riscos envolvidos em cada projecto e respectivas estratégias de mitigação, monitorizando a sua execução ao longo do ciclo de vida do projecto;
• Comunicação atempada dos riscos identificados nos projectos em curso, que possam comprometer a execução do projecto, resultando em desvios face aos tempos ou custos estimados;
• Identificação das correcções necessárias em consequência de riscos identificados e obtenção atempada da aprovação para essas alterações, minimizando o impacto na execução do projecto.

Qualidade e eficiência

Avaliar a qualidade e eficiência de entrega de todos os projectos:

1. Foram atingidos os objectivos do business case e metas do projecto;
2. De acordo com o plano original ou com correcções e ajustamentos;
3. Dentro dos prazos estabelecidos; e
4. Dentro do Orçamento disponível.

Manter um log de lições aprendidas ao longo do ciclo de vida de cada projecto, para deixar registado e aplicar nas fases seguintes do projecto ou em projectos futuros.
Garantir que na substituição de elemento na equipa de projecto, o desenvolvimento efectuado fica documentado antes do handover.

Definição do sucesso de cada projecto e avaliação após 6 meses da implementação se os objectivos do Business case foram alcançados e se o projecto foi concluído com sucesso.

Estruturar a equipa de Gestão de projectos

• Dimensionar a equipa de Gestão de projectos do Banco, tendo em conta o número e dimensão dos projectos e o plano estratégico do Banco para os próximos 2-3 anos;
• Coordenar os recursos humanos afectos à sua área de responsabilidade, definindo, em parceria com a Direcção de Recursos Humanos, as necessidades previsionais e operacionais no âmbito das áreas de recrutamento, avaliação de desempenho, desenvolvimento e formação, garantindo o enquadramento e a motivação dos Colaboradores para o cumprimento dos objectivos e promovendo o seu desenvolvimento, produtividade e alinhamento com os valores e cultura do Banco;
• Avaliar necessidades tecnológicas, software, etc;
• Sugerir, dentro do Governance do Banco e para além de reuniões e comités específicos de cada projecto, em que Comités a função de Gestão de projectos deverá ter participação;
• Estabelecer os objectivos individuais e da equipa sob sua coordenação e gerir, dinamizar, motivar, acompanhar e monitorizar directamente toda a sua execução.