Operations Manager

Job Summary:

A FHI 360 tem uma vaga para a posição de Gestor de Operações (GO) para o escritório central em Maputo, Moçambique. O GO supervisiona a planificação e gestão administrativa e operacional da FHI no pais. Ele/s é responsável sobre a gestão eficiente de compras e serviços logísticos, gestão de ativos, controle de segurança, administração de arrendamentos, viagens e administração geral, além de garantir consistência com as regras e regulamentos da USAID. Supervisiona a gestão financeira geral para incluir gestão e monitoria de orçamento, necessidades de previsão, aquisições, gestão de sistemas financeiros e aplicação de controles.

Accountabilities (Responsibilities):

• Garantir que todos os ativos estejam registados e contabilizados no registo de ativos e conduz a verificação da existência e condições durante as visitas de contagem de ativos;
• Conciliar as categorias de ativos às contas relevantes;
• Garantir que todos os ativos estejam marcados e numerados de acordo com o registro de ativos e conforme os requisitos dos doadores;
• Verifique se existe documentação de suporte para todas as entradas no registro de ativos;
• Manter um sistema que rastreie a movimentação de ativos entre locais acordados e / ou o uso pela equipe atual ou por delegados visitantes de outros escritórios.
• Garantir que o escritório tenha cobertura de seguro adequada para seus ativos
• Apoiar na revisão de pacotes de compras de projetos, incluindo a conclusão de listas de verificação, requisições de compra, cotações, memorandos de justificativa e outra documentação para garantir a aderência à política organizacional e que as verificações e confirmações de qualidade necessárias sejam realizadas;
• Garantir que a exatidão das especificações dos bens e serviços necessários seja descrita com precisão na ordem de compra (OC), e garantir que seja a mesma durante a entrega;
• Apoio no seguimento do plano de aquisição em estreita coordenação com a equipe do projeto;
• Garantir que os SLAs necessários estejam em vigor, atualizados e planeados dentro do prazo e que o comitê de compras se reúna a tempo para garantir que os processos e aprovações sejam transparentes;
• Garantir que os contratos de aluguer sejam mantidos e alterados adequadamente, quando necessário;
• Estabelecer uma ligação com o proprietário e o gestor do edifício para garantir que o edifício seja mantido para garantir um ambiente de trabalho propício;
• Reveja e renove regularmente os contratos de aluguer de máquinas de escritório, quando necessário;
• Manter os arquivos do contrato de alocação e mantê-los num local seguro para fins de referência;
• Garantir que a cobertura do seguro seja renovada anualmente em todos os ativos;
• Informar a seguradora sobre adições e / ou demolição / venda de ativos;
• Garantir que a companhia de seguros tem cobertura suficiente para todos os ativos;
• Mantenha os documentos de apólice num local seguro para fins de referência;
• Supervisionar o fornecimento mensal de material de escritório;
• Garantir que os requisitos de papelaria organizacional sejam processados;
• Supervisionar e coordenar reservas de viagens para funcionários;
• Garantir que as contas telefônicas estejam atualizadas regularmente com nomes de todos os usuários e pagas a tempo;
• Analisar a conta de telemóvel mensalmente, garantir que a equipe seja cobrada para uso privado e enviar a análise mensalmente ao Financeiro;
• Supervisionar as atividades dos diretores administrativos, escritório de compras, diretor sênior de TI e PI e administrador executivo, estabelecendo metas e gerindo as avaliações anuais de desempenho;
• Garantir que as descrições de cargos da equipe sejam revistas anualmente e atualizadas e discutidas, se necessário;
• Garantir que a equipe esteja envolvida para que possam servir como backup uns dos outros no departamento;
• Garantir que todos os escritórios do FHI 360 em Moçambique cumpram os regulamentos de segurança interna
• Garanta a realização de exercícios regulares de segurança;
• Indução de novos funcionários;
• Desenvolver sistemas administrativos e participar ativamente no desenvolvimento de políticas, conforme necessário;
• Mantenha-se informado de todas as mudanças de políticas e processos nas compras, logística e administração e comunique as mudanças / informações aos funcionários;
• Prestar assistência técnica ao pessoal administrativo, gestão, funcionários em Moçambique para questões de conformidade e resolução de problemas;
• Estabelecer contatos regulares com os fornecedores de viagens preferenciais e atender a questões de prestação de serviços ou reclamações da equipe;
• Facilitar a coordenação eficiente de conferências, workshops, reuniões e viagens de acordo com a política da empresa

Minimum Requirements:

• Mínimo Bacharel em Administração de Empresas ou equivalente, juntamente com 7-9 anos de experiência em gestão, compras e administração de escritórios no sector de ONGs; OU
• Mestrado em administração de empresas ou equivalente, juntamente com 5-7 anos de experiência em gestão, compras e administração de escritórios no setor de ONGs
• Experiência e conhecimento de compras e administração sob concessão financiada pelos EUA é vantajosa;
• Conhecimento das práticas gerais do escritório e procedimentos administrativos e / ou capacidade de compreendê-las;
• Relações estabelecidas dentro e fora da organização.
• Articular (convincente e persuasivo) em português e inglês com fortes habilidades de comunicação oral e escrita
• Bons conhecimentos de metodologias e práticas de planeamento estratégico

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

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Validade:04/01/2020