Oficial de Procurement & Logística

1. Descrição sumária da posição:

O Oficial de Procurement & Logística será responsável pelo seguinte:

Procurement: Elaboração e gestão de processos de procurement, desde a planificação, compra e entrega dos produtos aos requisitantes. Gestão de toda a cadeia de suplementos ao nível da província incluindo a gestão de fornecedores, capacitação de todos interessados pelos processos de procurement. Além de ser ponto focal no que tange aprovisionamento, garante o funcionamento pleno da Área de Procurement.

Logística: Gestão de frotas, distribuição dos bens, manutenção do escritório e outros equipamentos e materiais alocados aos serviços de saúde na província ao nível da província. Assegura a realização e consolidação do inventário geral de bens. Executa todos os processos de logística garantindo a interação com os diversos departamentos, fazendo a gestão eficiente e eficaz das diferentes solicitações em termos de transporte garantindo o cumprimento de normas de uso de meios de transporte pelos motoristas e colaboradores em geral.

2. Principais Responsailidades:

Melhoria de Processos / Observância das Regras

Procurement:

• Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação e manutenção de procedimentos e directrizes operacionais contextualizadas de Procurement, compra, e distribuição atingindo os processos mais eficazes e eficientes a fim de atingir a excelência operacional;
• Articular com o gestor de linha para uma boa tomada de decisões de Procurement, consultivas, transparentes, tecnicamente proficientes e compatíveis;
• Guiado por uma sólida compreensão de regras e regulamentos aplicáveis, assegurar o cumprimento e correcta interpretação das políticas, normas e procedimentos nas questões contratuais;
• Assegurar a implementação das melhores práticas de forma transparente e dinâmica;
• Em coordenação com o Procurement de Maputo propor um plano anual de Procurement, minimizando assim o Procurement ad hoc, auxiliando os projectos a melhor gerir o Procurement e despesas previstas;
• Constituir, através de um processo amplo e aberto, uma base abrangente de fornecedores para o fornecimento de bens e serviços, com pesquisa contínua de mercado, para garantir uma base de fornecedor confiável e competitiva;
• Participar em todo o ciclo das funções de Procurement de equipamentos de escritório, suprimentos, elaboração de termos de referência e todas as outras aquisições para o escritório;
• Assegurar a obtenção, conclusão e arquivo de todos os documentos e aprovações necessárias dos doadores, sobre as actividades de Procurement da EGPAF, de acordo com os regulamentos do governo dos EUA e EGPAF e orçamentos aprovados;
• Preparação e seguimento, até à conclusão dos concursos lançados pela EGPAF, no âmbito de Procurement e apoio às actividades da EGPAF;
• Apoiar a planificação, implementação, garantir a disponibilidade e a qualidade exigida pela Fundação nos processos de Procurement;
• Constituição de contratos de aprovisionamento contínuo (BOC).

Logística:

• Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação de procedimentos e directrizes operacionais e de Logística, bem como da Gestão de Frotas;
• Assegurar a implementação das melhores práticas de Logística nas formações, workshops e conferências de forma transparente e dinâmica;
• Em coordenação com o gestor de linha assegurar a manutenção e reparação das viaturas da Fundação além de manutenção, reabilitação e segurança do escritório;
• Propor requisições de eventuais necessidades no exercício das suas funções, nomeadamente quanto à manutenção e reparações;
• Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade, nomeadamente chaves de viaturas e escritórios (duplicados);
• Fazer inventários dos bens comprados com fundos do doador e suas actualizações periódicas;
• Coordenar a disposição de bens e equipamentos obsoletos e avariados do escritório provincial com o escritório de Maputo a fim de obter as necessárias autorizações;
• Manter o controlo do inventário dos equipamentos doados as unidades sanitárias;
• Certificar o Branding do doador em todos os equipamentos (viaturas e equipamento de escritório);
• Apoiar em actividades relacionadas com manutenção de escritório;
• Garantir o acompanhamento dos serviços de manutenção de equipamentos por terceiros;
• Garantir que o material reparado seja entregue atempadamente aos utilizadores e que estes assinem as guias de recepção;
• Verificar o equipamento descrito como avariado e fazer um relatório a acompanhar o equipamento antes de enviar aos destinatários;
• Fornecer o aconselhamento de gestão de frota, incluindo a programação ideal, relatórios analíticos documentados sobre os registos de utilização dos veículos, relatórios de consumo de combustível e calendário geral para todos os veículos;
• Assegurar o monitoramento dos movimentos das viaturas da Fundação;
• Supervisionar a manutenção dos veículos e garantir que todos os veículos da Fundação são devidamente mantidos e que os livros de registos são registados diariamente;
• Rever, mensalmente, as folhas de controlo de combustível para todos os veículos da Fundação e enviar os dados aos interessados em Maputo.

Apoio de Campo

• Participar e apoiar, sempre que necessário, na realização de formações, reuniões com o pessoal de Procurement e Logística (PL);
• Supervisionar e coordenar a aplicação dos procedimentos de PL em todos os escritórios locais;
• Visitar os escritórios locais numa base regular para acessar o estado da implementação dos procedimentos e desenvolver a capacidade do staff dos escritórios locais;
• Agir como um dotado supervisor de linha para os colaboradores locais de PL;
• Assegurar a realização de visitas regulares, sempre que necessário, junto dos fornecedores para aferir a conformidade procedimental;
• Assegurar a manutenção dos arquivos de Procurement e Logística, completos e exactos;
• Preparar e rever as avaliações dos fornecedores ou análise de propostas, solicitar a adjudicação, ordens de compra, contratos de serviços e outros documentos de Procurement, garantindo cumprimento estrito dos procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte de Procurement;
• Preparar e rever as requisições de combustível e de outros bens e serviços, e os procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte;
• Submeter relatórios mensais ou semanais padronizados, para apoiar a tomada de decisão tanto na área de Procurement assim como para boa gestão de frotas e distribuição de bens e serviços;
• Facilitar o desenvolvimento e disseminação de listas de verificação, modelos e outras ferramentas de Procurement e Logística;
• Obter licitações, descontos de qualidade e alcançar a economia de custo, de acordo com os procedimentos;
• Efectuar a gestão e organização da documentação de fornecedores pré-qualificados da EGPAF.

Treinamento e Desenvolvimento de Capacidade

• Identificar áreas onde todos os colaboradores interessados, fornecedores, e parceiros possam ser treinados a melhorar o conhecimento de procurement e logística básico e assistí-los em caso de necessidade e organizar acessoria de necessidades e treinamentos para o aumento de capacidade;
• Orientar todo o novo trabalhador da EGPAF, procedimentos de PL e sistemas incluindo o sistema Verian;
• Realizar Formações e Reuniões com o pessoal das diferentes áreas (Técnica e Operacional) para desenvolver a capacidade e compreensão das actividades de PL;
• Trabalhar com o Escritório de Maputo para reforçar as políticas e procedimentos de procurement e logística.

Outras Responsabilidades

• Recomendar quaisquer procedimentos ou orientações adicionais de Procurement e logística a Maputo para revisão, aprovação e devida implementação;
• Analisar as áreas de risco em operações de Procurement e Logística e recomendar soluções mitigadoras;
• Proceder à atualização das bases de dados tanto de procurement assim como da área de logística;
• Conduzir a viatura para serviços mínimos (solicitação de cotações) ou em casos de urgências na ausência dos motoristas;
• Outras tarefas que lhe forem atribuídas.

 3. Requisitos:

Educação & Experiência

• Licenciatura em Gestão de Negócios, Procurement, Gestão Cadeia de Suplementos, Logística, operações, e outras áreas relevantes;
• Treinamento ou Certificação em Gestão de Cadeia de Suplementos ou Logística é preferencial;
• Três a cinco anos de experiência trabalhando na gestão da Cadeia de Suplementos ou Logística ou actividades relacionadas, preferencialmente com os fundos da USG;
• Experiência em gestão de parque automóvel, informática, electricidade, construção incluindo água e saneamento, segurança e gestão de bens móveis/imóveis é uma vantagem;
• Capacidade de criar base de dados funcional e criativos em gestão diária de viaturas e manutenções preventivas;
• Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
• Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
• Possuir Carta de Condução.

Conhecimento e Habilidades

• Integridade não comprometedora;
•  Conhecimento de sistemas de rastreamento de mercadorias;
• Comprovadas habilidades em Logística e Cadeia de Suplementos;
• Forte conhecimento de uso do computador, incluido habilidades de manuseio do excel, word, outlook, incluindo o software de Procurement e habilidades de aprender novas bases de dados;
• Pensamento estratégico;
• Habilidade para trabalhar em equipa, incluindo trabalhadores do governo local;
• Habilidade e disponibilidade de viajar localmente, as vezes a curto prazo;
• Habilidades de gestão;
• Familiaridade com instrumentos básicos de PL e seus processos;
• Foco nos resultados para os clientes e responder positivamente a feedback’s;
• Abordagem consistente de trabalho com energia, e uma atitude construtiva e positiva;
• Demonstrar abertura a mudanças e habilidade de gerir complexidades;
• Integro, honesto, proactivo, orientado para o resultado;
• Excelente capacidade de comunicação e negociação;
• Habilidades interpessoais e experiência de desenvolvimento do pessoal;
• Fluência de leitura, escrita e fala tanto em Português como em Inglês;
• Adquire e desenvolve habilidades profissionais que beneficiam a EGPAF e o individuo;
• Assessorar políticas e prodecimentos de PL numa base contínua de modo a identificar e propor mudanças conforme o necessário, em adição à monitoria da implementação das políticas existentes para assugurar que elas são propriamente aderidas;
• Qualquer outra responsabilidade relevante conforme o definido pelo Gestor de Linha.

Validade: 31/01/2020