Oficial Sénior de Procurement

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation é líder global na luta contra o HIV e SIDA pediátrica, trabalhando em 16 países e em mais de 5.000 locais em todo o mundo para impedir a transmissão do HIV para crianças e para ajudar as pessoas já infectadas. Hoje, devido ao trabalho bem-sucedido da Fundação e de seus parceiros, a SIDA pediátrica foi praticamente eliminada nos Estados Unidos. Com uma equipe global crescente de mais de 3.100 trabalhadores – 9 em cada 10 que trabalham no campo – a missão global da Fundação é implementar a prevenção, cuidados e tratamento; avançar a pesquisa inovadora; e executar actividades de advocacia globais estratégicas e direcionadas para trazer mudanças dramáticas à vida de milhões de mulheres, crianças e famílias em todo o mundo.

Breve descrição do cargo:

O Oficial Sénior de Procurement fornece supervisão sobre todos os assuntos de Procurement para o escritório de Maputo. O Oficial Sénior de Procurement irá assegurar a aquisição, fornecimento, entrega, bem como operações de Procurement a níveis ideais de eficiência de uma maneira plenamente documentada, compatível, rápida e eficaz – e irá executar as suas funções com integridade inflexível.

Principais Responsibilidades:

1.Processos e Regras de Procurement

• Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação e manutenção de procedimentos e directrizes operacionais contextualizadas de Procurement, compra, logística e distribuição atingindo os processos mais eficazes e eficientes para o Procurement, a fim de atingir a excelência operacional;
• Articular com o ADO e requisitantes, a execução de Procurement para garantir uma estrutura integrada de controlos internos, permitindo assim uma tomada de decisões de Procurement, consultiva, transparente, tecnicamente proficientes e compatíveis;
• Guiado por uma sólida compreensão de regras e regulamentos aplicáveis governamentais, organizacionais e de doadores, fornecer orientações, conselhos e pareceres técnicos sobre as interpretações de políticas, questões contratuais e mandatos de doadores no campo de Procurement;
• Colher e assegurar a implementação das melhores práticas de Procurement a partir de redes, formações, workshops e conferências, etc., para garantir uma função de Procurement transparente e dinâmica;
• Em coordenação com o ADO propor um plano anual de Procurement, minimizando assim o Procurement ad hoc, e auxiliando os projectos para melhor gerirem o Procurement e despesas previstas;
• Constituir – através de um processo amplo e aberto – uma base abrangente de fornecedores para o fornecimento de bens e serviços, com pesquisa contínua de mercado para garantir uma base de fornecedor confiável e competitiva.

2.Procurement

• Supervisionar todo o ciclo das funções de Procurement de equipamentos de escritório, suprimentos, elaboração de termos de referência de consultores e todas as outras aquisições para o escritório de Maputo;
• Assegurar a obtenção, conclusão e arquivo de todos os documentos e aprovações necessárias dos doadores sobre as actividades de Procurement da EGPAF, de acordo com os regulamentos do governo dos EUA e EGPAF e orçamentos aprovados;
• Estabelece e mantém sistema de compras, garantindo a apresentação de especificações exactas e detalhadas por escrito antes do início da compra e coordena a eficiente recolha e entrega de compras;
• Obtém licitações, descontos de qualidade e alcança a economia de custo de acordo com as orientações Federais de Procurement e as políticas e procedimentos da EGPAF;
• Documenta e assegura a submissão de facturas ao Departamento de Finanças em tempo útil para pagamento;
• Apoia a planificação, implementação logística, garante a disponibilidade e a qualidade conforme exigida pela EGPAF nos processos de Procurement;
• Certifica-se do fornecimento atempado e eficiente dos serviços e de todo o material médico e não médico;
• Gestão integral das encomendas no software de gestão da EGPAF;
• Envio semanal do estatuto das encomendas aos requisitantes, por forma a manté-los informados da evolução das suas encomendas;
• Preparação e seguimento dos concursos lançados pela EGPAF no âmbito do Procurement e apoio as actividades da EGPAF.

4.Documentação

• Manutenção dos arquivos de Procurement completos e exactos;
• Preparar e rever as avaliações dos fornecedores /análise de propostas, solicita a adjudicação, ordens de compra, contratos de serviços e outros documentos de Procurement, garantindo cumprimento estrito dos procedimentos aplicáveis, exatidão e integridade dos documentos de suporte de Procurement;
• Submeter relatórios mensais/semanais de Procurement padronizados para apoiar a tomada de decisão na gestão dos projectos;
• Identifica e/ou solicita as necessidades organizacionais de arquivamento, fazendo-as corresponder aos recursos existentes e, quando necessário, implementar soluções inovadoras e eficazes para corresponder às necessidades crescentes;
• Facilita o desenvolvimento e disseminação de listas de verificação, modelos e outras ferramentas de Procurement;
• Garantir a existência e validade de contratos de fornecimentos de bens e serviços à Fundação (BOC, Blanket, etc);
• Assegurar a manutenção dos arquivos de Procurement completos e exactos no país;
• Preparar e rever as requisições de combustível e de outros bens e serviços, e os procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte;
• Efectuar a gestão e organização da documentação de fornecedores pré-qualificados da EGPAF.

4.Apoio de Campo

• Participar na realização de formações, reuniões com o pessoal de Procurement para capacitação e compreensão das actividades de Procurement;
• Realizar visitas aos escritórios provinciais e ou outros sites onde a EGPAF actue sempre que for necessário e no âmbito do desenvolvimento das tarefas e apoio de Procurement;
• Supervisionar and coordenar procedimentos de Procurement em todos os Escritórios sites;
• Visitar os Escritórios sites numa base regular para fazer o analisar o estado do cumprimento dos procedimentos de implementação and para criar mais capacidade no staff dos Escritórios sites;
• Agir como um supervisor de linha superdotado e capacitado para lidar com os colaboradores de Procurement do site;
• Assegurar a realização de visitas regulares, sempre que necessário, junto dos fornecedores para aferir a conformidade procedimental.

5.Treinamento e Edificação de Capacidade:

• Identificar áreas onde todos os colaboradores interessados, fornecedores, e parceiros podem ser treinados para melhorar o procurement básico e o conhecimento de logística e assisti-los como quiserem e organizar as necessidades, avaliação e treinamento para gerar capacitação;
• Orienta todo o novo colaboradors sobre a EGPAF procedimentos de Procurement e sistemas incluindo o Verian system;
• Realizar F ormações e Reuniões com o pessoal das diferentes áreas (Técnica e Operacional) para desenvolver a capacidade e compreensão das actividades de Procurement;
• Works with Maputo staff to reinforce the procurement policies and procedures.

6.Outras Responsabilidades

• Recomenda quaisquer procedimentos/orientações adicionais de Procurement ao Director de operações para revisão, aprovação e devida implementação;
• Analisa as áreas de risco em operações de Procurement e recomenda soluções mitigadoras;
• Coordenar com a sede em Washingtong-DC para mais apoio e orientação;
• Poderá ser solicitado a executar outras tarefas relacionadas quando designadas pelo/a supervisor e ou quando necessárias dentro da Fundação;
• Garantir a atualização das bases de dados de procurement.

Qualificações

 Educação & Experiência

• Licenciatura em Contabilidade ou Finanças;
• Um diploma em Logística e Aprovisionamento será uma grande vantagem;
• Mínimo de cinco anos de trabalho em gestão de Procurement e logística;
• Mínimo de 3 anos de trabalho em ambiente financiado por doadores (de preferência financiado pelo Governo dos EUA);
• Integro, honesto, proactivo, orientado para o resultado, liderança;
• Excelente capacidade de comunicação e negociação;
• Habilidades interpessoais e experiência de desenvolvimento do pessoal;
• Abordagem de atendimento ao cliente;
• Pensamento estratégico, proactivo, capaz de trabalhar em ambientes de equipa;
• Conhecimento de informática, Word, Excel, Outlook, incluindo Software de Procurement;
• Fluência de leitura, escrita e fala tanto em Português como em Inglês;
• Strong interpersonal communication skills;
• Disponibilidade para viajar sempre que necessário;
• Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
• Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar.

Knowledge, Skills & Abilities

• Forte conhecimento técnico e experiencia no diagnóstico na área de procurement;
• Capacidade de Gestão;
• Foco no resultado para os clientes e resposta positiva a feedback;
• Abordagem consistente do trabalho, com energia positiva e atitude constructiva;
• Demonstrar abertura à mudanças e habilidade para gerir situações complexas;
• Integridade acima de tudo;
• Conhecimento de sistemas de rastreio de bens;
• Gestão comprovada de cadeia de suprimentos e habilidades logísticas;
• Forte domínio do uso de computador, incluindo excel, word, outlook e softwares de Procurement e, habilidade de aprendizagem de novas bases de dados;
• Pensamento estratégico;
• Habilidade de trabalho em equipa, e até mesmo com pessoal do governo local;
• Habilidade e vontade de viajar localmente, as vezes por curto período;
• Familiaridade com ferramentas básicas e processos de Procurement;
• Honesto, proactivo;
• Excelente capacidade de comunicação e negociação;
• Habilidades interpessoais e experiência de desenvolvimento do pessoal.