Secretária Executiva

A Gemcorp pretende admitir para o seu quadro de pessoal um (1) Secretária Executiva.

Sumário

• Assessorar, gerindo informações, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos.
• Controlar documentos e correspondências.
• Atender utilizadores externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idiomas estrangeiros.
• Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.

Funções

• Assessorar a direcção: administrar agenda pessoal das direções; despachar documentos; recolher assinaturas; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefónicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir a direção em reuniões e secretariar reuniões.
• Atender pessoas: fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefónicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e utilizadores diferenciados.
• Elaborar documentos: redigir ofícios, memorandos, cartas; convocações, actas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, tabelas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.
• Controlar correspondência: receber, controlar, triar, destinar, registar e protocolar correspondência e correspondência eletrónica (e-mail).
• Organizar eventos e viagens: estruturar o evento; fazer check-list; enviar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento.
• Arquivar documentos: identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
• Utilizar recursos de Informática.
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Requisitos

• Ensino Superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou Letras.
• Inglês avançado — será necessário atender ligações internacionais.
• Experiência prévia como assistente executivo(a) e/ou assistente administrativo(a).
• Bons conhecimentos em Excel, Word e Outlook Calendar.
• Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal.
• Capacidade de lidar com diversas tarefas simultâneas.
• Agilidade para resolução de conflitos de agendas.

Documentos

• Carta de Apresentação.
• Curriculum Vitae.