Gestor de Projectos Tempo Inteiro

Objectivo

O objectivo desta função é garantir a execução integral dos projectos sob sua responsabilidade optimizando as variáveis Qualidade, Prazo e Orçamento. Trabalhar como parte integrante das equipas de projecto para introduzir mudanças organizacionais de grande dimensão alinhadas com os objectivos e estratégia do Banco. Alcançar os resultados pretendidos em cada projecto através das melhores práticas de gestão de projectos e gerir relações (internas e externas) com as unidades de negócio, fornecedores de soluções e todos os intervenientes no projecto.

Responsabilidades

• Garantir a gestão centralizada dos principais projectos do Banco, com o objectivo de assegurar a padronização e coordenação de esforços, permitindo reduzir a duplicação e alavancar recursos (pessoas, tecnologia e comunicação), maximizando a eficiência em termos de tempo e custos.
• Garantir uma prioritização dos projectos do Banco, alinhada com os objectivos estratégicos definidos para a instituição, mediante a categorização e definição de critérios objectivos de prioritização aprovados pelo ExCo do Banco.
• Produzir relatórios mensais do portfolio para monitorizar a execução dos mesmos, dentro dos prazos e orçamentos definidos, identificando eventuais riscos ou necessidades de rever prioridades.
• Identificar possíveis ganhos de eficiência através da coordenação de esforços entre os vários projectos sob gestão, minimizando duplicações e reequilibrando a alocação dos recursos entre os diferentes projectos.
• Identificação e comunicação dos riscos identificados nos projectos em curso e submeter à aprovação as alterações que sejam necessárias fazer aos planos iniciais do projecto, tendo em conta esses riscos.
• Assegurar a implementação e manutenção da metodologia do projecto e manter o foco dos membros da equipa de projecto na execução das tarefas planeadas.
• Rever o business case de cada projecto para garantir a adequação da previsão de recursos e a exactidão dos pressupostos usados para os cálculos financeiros custos e benefícios do projecto.
• Assegurar a monitorização dos benefícios previstos no business case do projecto, garantindo que esses benefícios são atingidos no prazo estabelecido. Esta acção deve ser feita em conjunto com a unidade de negócio, analisando, corrigindo e comunicando superiormente potenciais desvios.
• Contribuir para a definição dos requisitos de cada projecto alinhados com a mudança estratégica solicitada, e apoiar na determinação do esforço e impacto desses requisitos.
• Definir, comunicar e obter efectivamente acordo sobre o objectivo e âmbito do projecto na fase de aprovação do business case.
• Assegurar em todos os projectos a participação e compromisso de todas as partes.
• Garantir que todos os projectos estão correctamente autorizados e formalmente mandatados
• Estimar de forma realista os custos, prazos e necessidades de recursos para a entrega do projecto dentro do âmbito acordado. Garantindo a preparação e comunicação do Plano do projecto, o respectivo programa de trabalho, plano de gestão de projecto, estrutura de divisão do trabalho e plano de comunicação.
• Garantir para todos os projectos que o Plano de projecto inclui os seguintes aspectos:
  • A comunicação e capacitação operacional de novas soluções, novos processos ou novas mudanças introduzidas como resultado da conclusão do projecto, para maximizar os benefícios pretendidos com o mesmo; e
  • Garantir a entrega da documentação técnica e/ou manuais de procedimentos para novas soluções ou novos processos implementados como conclusão do projecto.
• Gerir a interacção entre todas as partes envolvidas nos vários projectos, internas e externas.
• Assegurar em todos os projectos a participação e compromisso de todas as partes envolvidas no projecto, garantindo que conhecem e concordam com as respectivas responsabilidades.
• Monitorizar a produtividade de todos os recursos afectos a cada projecto, identificando eventuais riscos (distribuição do workload ou disponibilidade) que comprometam a entrega do projecto de acordo com o plano estabelecido.
• Garantir a entrega por parte dos recursos externos ao Banco (Fornecedores ou Grupo) dentro do plano de projecto acordado e de acordo com os contractos assinados.
• Prestar serviços de consultoria interna às várias partes envolvidas no projecto em questões relacionadas com o mesmo.
• Manter uma comunicação efectiva entre a equipa de projecto e ser o primeiro ponto de escalonamento de situações ou riscos que comprometam a execução dos projectos.
• Acompanhar, com um determinada periodicidade definida, os projectos em curso para garantir que os mesmos estão a ser executados de acordo com o planeado e sigam a metodologia aprovada.
• Estabelecer indicadores chave para avaliar a execução dos projectos e estabelecer marcos para as equipas de projecto.
• Recolha de informações sobre o status de cada projecto, para actualizar e manter o registo dos planos de trabalho, execução dos mesmos, problemas e alterações, de acordo com a informação disponibilizada por cada membro da equipa de projecto.
• Consolidação e análise da informação recolhida sobre o status do projecto, avaliando evolução e mantendo o ExCo do Banco informado.
• Implementação de acções correctivas, sempre que necessário, conforme decidido pela gestão do Banco através de um processo de gestão de alterações.
• Monitorizar as dependências de projectos e dependências inter-projectos, internamente e externamente, comunicando potenciais impactos na execução.
• Monitorizar eficazmente a produtividade de cada equipa de projecto, garantindo que os membros de cada equipa entregam de acordo com as responsabilidades planeadas e cronograma definido para o ciclo de vida dos projectos, antecipando e comunicando possíveis desvios.
• Monitorizar os custos de cada projecto em curso relativamente aos marcos de execução e antecipar e comunicar desvios potenciais.
• Identificar e documentar os riscos envolvidos em cada projecto e respectivas estratégias de mitigação, monitorizando a sua execução ao longo do ciclo de vida do projecto.
• Comunicação atempada dos riscos identificados nos projectos em curso, que possam comprometer a execução do projecto, resultando em desvios face aos tempos ou custos estimados.
• Identificação das correcções necessárias em consequência de riscos identificados e obtenção atempada da aprovação para essas alterações, minimizando o impacto na execução do projecto.
• Avaliar a qualidade e eficiência de entrega de todos os projectos:
  • Foram atingidos os objectivos do business case e metas do projecto;
  • De acordo com o plano original ou com correcções e ajustamentos;
  • Dentro dos prazos estabelecidos; e 4. Dentro do Orçamento disponível.
• Manter um log de lições aprendidas ao longo do ciclo de vida de cada projecto, para deixar registado e aplicar nas fases seguintes do projecto ou em projectos futuros.
• Garantir que na substituição de elemento na equipa de projecto, o desenvolvimento efectuado fica documentado antes do handover.
• Definição do sucesso de cada projecto e avaliação após 6 meses da implementação se os objectivos do Business case foram alcançados e se o projecto foi concluído com sucesso.

Qualificação

• Formação Superior em gestão ou similar, compatível com as funções a desempenhar
• Fluência em Português e Inglês
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita
• Uma certificação em Gestão de Projectos (PMI, CAP, Agile, etc) será valorizada
• Domínio de metodologias e ferramentas/software de Gestão de Projectos

Experiência

• Experiência em Gestão de Projectos, nomeadamente gestão de múltiplos projectos em simultâneo
• Anos: 3- 5 anos,  no sector financeiro/bancário

Conhecimentos Técnicos

• Gestão de Projectos
• Gestão de riscos
• Gestão de tempo
• Capacidade de Comunicação e Reporte
• Capacidade de interagir com pessoas e gerir expectativas