Director de Operações Tempo Inteiro

A Heading Moz encontra-se a reccrutar um Director de Operações para ONG com base em Maputo.

O Diretor de Operações terá com principal função, em conjunto com o Director de Projecto, liderar e gerenciar efetivamente os sistemas essenciais de finanças e operações do projeto para orçamentação, monitoramento e relatórios financeiros, consultores, gestão de compras e inventário, bem como procedimentos de subconcessão. O Diretor de Operações fornecerá suporte técnico regular à equipe do projeto para ajudar a estabelecer sistemas de gestão administrativa e financeira sólidos, confiáveis, eficazes e eficientes.

Responsabilidades

• Fornecer supervisão sobre operações de escritório e operações financeiras, incluindo a gestão do sistema de contabilidade, monitoramento e relatórios do programa, funções de consultoria e administração e o estabelecimento de sistemas de controle interno de acordo com os requisitos da USAID;
• Colaborar com a unidade de gestão do programa de home office do Prime Contractor para FC + para fornecer suporte de programa de alta qualidade para o escritório de campo e envolver-se em respostas oportunas com o pessoal do Prime Contractor;
• Suporte a equipe do M&A, administrativa e financeira;
• Gerenciar subcontratos, provedores de serviços e fornecedores;
• Estabelecer (em alinhamento com as práticas Organização e USAID) sistemas de aquisição no exterior;
• Supervisionar o processo de folha de pagamento mensal e preparar a alocação da folha de pagamento de acordo com as planilhas de horas;
• Facilitar a implementação, administração e operações do programa, incluindo gestão de administração de subsídios e conformidade, espaço de escritório, recursos humanos, tecnologia da informação, segurança da informação, segurança física, finanças, logística, compras, propriedade, veículos e equipamentos;
• Investigar, identificar e aconselhar sobre novas formas de alcançar eficiências operacionais do projeto, incluindo o desenvolvimento de relacionamentos críticos e a construção de redes com organizações do sector público e privado, fornecedores, fornecedores e indivíduos.

Gestão financeira

• Auxiliar na preparação, monitoramento e relatórios do orçamento do projeto;
• Fornecer suporte ao processamento de faturas, custos de subcontratados, relatórios de despesas, entregas, etc., para monitorar a conformidade com o subproduto. Emitir relatórios de status conforme necessário;
• Rever todos os comprovantes de pagamento para integridade, precisão, alocação e para despesas permitidas pela equipe financeira;
• Suporte a todos os assuntos relacionados à conformidade;
• Garantir a conformidade com as políticas e procedimentos da organização e os regulamentos dos doadores;
• Suporte ao processamento de despesas do projeto para aprovação e trabalha com os membros da equipe de operações para inseri-los em modelos de despesas para envio ao fornecedor principal.

Compras e Conformidade do Contrato

• Apoiar, orientar e gerir o processo de aquisição programática;
• Monitoria dos contratos de fornecedores comerciais conforme atribuídos e garantir uma supervisão forte sobre a gestão de ativos e commodities;
• Rever os documentos de aquisição e preparar aprovações para garantir a conformidade com os requisitos de contrato e políticas internas e externas;
• Fonecer suporte às diretrizes de conformidade com as regulamentações apropriadas no fornecimento de apoio logístico para a equipe e atividades do projeto, e que todas essas atividades sejam realizadas de acordo com as regulamentações subaproveitadas e governamentais / doações.

Gerenciamento de Projetos

• Desenvolver e manter os vários rastreadores de gestão de projetos conforme necessário pelo Diretor do Projeto;
• Suporta o estabelecimento e manutenção de arquivos de projetos e mantém atualizada a lista de sistemas de arquivos. Copia e arquiva adequadamente toda a correspondência e documentos do projeto.
• Criar um ambiente de trabalho produtivo e motivador para o pessoal, estabelecendo e mantendo parcerias entre programas e portfólios.

Requisitos:

• Bacharelado exigido em finanças, administração de empresas ou áreas afins; Mestrado preferido em campo relevante;
• Mínimo de 4 anos de experiência relevante (gestão de projetos, finanças, contratos e operações da USAID);
• Compreensão e proficiência em sistemas e procedimentos operacionais de gestão de projetos;
• Proficiência nos regulamentos da USAID, FAR e ADS e procedimentos de aquisição e cumprimento de contrato;
• Proficiência de nível intermediário no MS Excel e outros programas do MS Office Suite;
• Experiência na criação da base administrativa / contratual para parcerias público-privadas (preferencial).