Oficial de Administração

Nampula FHI 360

A FHI 360 é uma organização americana não governamental de desenvolvimento humano, que se dedica à melhoria da vida das pessoas de forma duradoura, através de soluções integradas e locais.

A nossa equipa inclui especialistas em saúde, educação, nutrição, meio ambiente, desenvolvimento económico, sociedade civil, igualdade de género, comunicação, pesquisa e tecnologia – criando uma combinação única de capacidades para enfrentar os desafios actuais do desenvolvimento interrelacionado. A FHI 360 está em 60 países com mais de 4000 colaboradores e em Moçambique conta com 550 trabalhadores. Neste momento estamos em busca de um candidato qualificado para a posição de: Oficial de Administração

Responsabilidades

  • Assegurar uma gestão transparente e eficiente de consumíveis e materiais dos escritórios provinciais da FHI360;
  • Garantir que todo colaborador possua material e equipamento de trabalho em boas condições de funcionamento;
  • Contribuir para transparência dos processos de aquisição, e assegurar que todos assets estejam devidamente inscritos no inventário e possuam timbre da organização;
  • Manter toda documentação inerente ao funcionamento do Escritório em dia (INSS, MITRAB, CM e outros);
  • Lidar com detalhes/logística de viagem para o pessoal do projecto, consultores e outros e seguir os relatórios de despesas de viagens;
  • Elaborar e fazer recomendações ao Gestor Provincial e Gestor de Administração e Finanças sobre sistemas e políticas internas de gestão a aplicar nos Escritórios;
  • Avaliar continuamente a organização e a prestação de serviços para assegurar a melhor utilização dos recursos humanos e materiais;
  • Supervisionar o trabalho da recepcionista, Motoristas, assistente logístico, Pessoal da Limpeza, e outro pessoal administrativo.
  • Trabalhar com a Unidade de Finanças para assegurar que a coordenação das funções é realizada de forma adequada e assegurar que as políticas e procedimentos de Segurança são respeitados.
  • Trabalhar com a Equipa do Projecto para assegurar que estão a ser apoiados, e que estão a ser observadas as políticas e os procedimentos da organização.
  • Supervisionar o funcionamento dos seguintes sistemas:
  • Gestão das reservas de hotel, organização de eventos, seminários e reuniões.
  • Gestão do processo de folhas de ponto para controlo da assiduidade dos funcionários e seu cumprimento.
  • Gestão das funções da recepção, incluindo a garantia de que a recepcionista atende os telefones de forma rápida e adequada, que todos os visitantes são recebidos e atendidos adequadamente, e que as outras funções da recepcionista estão atribuídas e são devidamente controladas.
  • Em coordenação com o Gestor da área administrativa & financeira assegurar que a gestão do processo de aquisições, incluindo a garantia de que os procedimentos utilizados para obter cotações são conduzidos de acordo com as políticas e os procedimentos oficiais da Organização, que a documentação está correcta e conforme é exigido, que todos os relatórios necessários sobre o processo de aquisições foram entregues aos respectivos supervisores e que todo o processo de aquisições é conduzido de uma forma transparente, atempada e adequada.
  • Gestão de materiais de escritório e manter actualizado a ficha de stock e manutenção de equipamentos de escritório.
  • Participar e coordenar o processo de contratações ao nível da província sobretudo o pessoal temporário, incluindo a elaboração das folhas de efectividade.
  • Apresentar e formar os empregados novos nos processos administrativos, seus benefícios, etc.; registos dos empregados, gestão do sistema de avaliação de desempenho sob a orientação do Gestor da Provincial, e outras funções relacionadas com os RH.

Qualificações

  • Nível de Licenciatura em funções similares a Administração, Gestão, Finanças;
  • Mínimo de 5 anos de experiência prática relevante;
  • Constitui vantagem: experiência de trabalho com ONGs financiado pelo governo americano
  • Domínio do Microsoft Office Excel, Access, Power Point, Word e Outlook;
  • Fluência em Português e Inglês;

Os candidatos interessados queiram por favor enviar carta de candidatura, especificando a vaga, CV com cópias de documentos, cartas de referência relevantes até o dia 30 de Abril de 2019 no site www.fhi360.org/careers.

Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados

Todas as candidaturas a vagas na FHI360 são gratuitas, não se cobra nenhum valor pelo processo de Recrutamento & Selecção.

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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