Oficial de Procurement & Logística

Gaza EGPAF

1. Descrição sumária da posição:

O Oficial de Procurement & Logística será responsável pelo seguinte:

Procurement: Elaboração e gestão de processos de procurement, desde a planificação, compra e entrega dos produtos aos requisitantes. Gestão de toda a cadeia de suplementos ao nível da província incluindo a gestão de fornecedores, capacitação de todos interessados pelos processos de procurement. Além de ser ponto focal no que tange aprovisionamento, garante o funcionamento pleno da Área de Procurement.

Logística: Gestão de frotas, distribuição dos bens, manutenção do escritório e outros equipamentos e materiais alocados aos serviços de saúde na província ao nível da província. Assegura a realização e consolidação do inventário geral de bens. Executa todos os processos de logística garantindo a interação com os diversos departamentos, fazendo a gestão eficiente e eficaz das diferentes solicitações em termos de transporte garantindo o cumprimento de normas de uso de meios de transporte pelos motoristas e colaboradores em geral.

2. Principais Responsailidades:

Melhoria de Processos / Observância das Regras

Procurement:

  • Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação e manutenção de procedimentos e directrizes operacionais contextualizadas de Procurement, compra, e distribuição atingindo os processos mais eficazes e eficientes a fim de atingir a excelência operacional;
  • Articular com o gestor de linha para uma boa tomada de decisões de Procurement, consultivas, transparentes, tecnicamente proficientes e compatíveis;
  • Guiado por uma sólida compreensão de regras e regulamentos aplicáveis, assegurar o cumprimento e correcta interpretação das políticas, normas e procedimentos nas questões contratuais;
  • Assegurar a implementação das melhores práticas de forma transparente e dinâmica;
  • Em coordenação com o Procurement de Maputo propor um plano anual de Procurement, minimizando assim o Procurement ad hoc, auxiliando os projectos a melhor gerir o Procurement e despesas previstas;
  • Constituir, através de um processo amplo e aberto, uma base abrangente de fornecedores para o fornecimento de bens e serviços, com pesquisa contínua de mercado, para garantir uma base de fornecedor confiável e competitiva;
  • Participar em todo o ciclo das funções de Procurement de equipamentos de escritório, suprimentos, elaboração de termos de referência e todas as outras aquisições para o escritório;
  • Assegurar a obtenção, conclusão e arquivo de todos os documentos e aprovações necessárias dos doadores, sobre as actividades de Procurement da EGPAF, de acordo com os regulamentos do governo dos EUA e EGPAF e orçamentos aprovados;
  • Preparação e seguimento, até à conclusão dos concursos lançados pela EGPAF, no âmbito de Procurement e apoio às actividades da EGPAF;
  • Apoiar a planificação, implementação, garantir a disponibilidade e a qualidade exigida pela Fundação nos processos de Procurement;
  • Constituição de contratos de aprovisionamento contínuo (BOC).

Logística:

  • Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação de procedimentos e directrizes operacionais e de Logística, bem como da Gestão de Frotas;
  • Assegurar a implementação das melhores práticas de Logística nas formações, workshops e conferências de forma transparente e dinâmica;
  • Em coordenação com o gestor de linha assegurar a manutenção e reparação das viaturas da Fundação além de manutenção, reabilitação e segurança do escritório;
  • Propor requisições de eventuais necessidades no exercício das suas funções, nomeadamente quanto à manutenção e reparações;
  • Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade, nomeadamente chaves de viaturas e escritórios (duplicados);
  • Fazer inventários dos bens comprados com fundos do doador e suas actualizações periódicas;
  • Coordenar a disposição de bens e equipamentos obsoletos e avariados do escritório provincial com o escritório de Maputo a fim de obter as necessárias autorizações;
  • Manter o controlo do inventário dos equipamentos doados as unidades sanitárias;
  • Certificar o Branding do doador em todos os equipamentos (viaturas e equipamento de escritório);
  • Apoiar em actividades relacionadas com manutenção de escritório;
  • Garantir o acompanhamento dos serviços de manutenção de equipamentos por terceiros;
  • Garantir que o material reparado seja entregue atempadamente aos utilizadores e que estes assinem as guias de recepção;
  • Verificar o equipamento descrito como avariado e fazer um relatório a acompanhar o equipamento antes de enviar aos destinatários;
  • Fornecer o aconselhamento de gestão de frota, incluindo a programação ideal, relatórios analíticos documentados sobre os registos de utilização dos veículos, relatórios de consumo de combustível e calendário geral para todos os veículos;
  • Assegurar o monitoramento dos movimentos das viaturas da Fundação;
  • Supervisionar a manutenção dos veículos e garantir que todos os veículos da Fundação são devidamente mantidos e que os livros de registos são registados diariamente;
  • Rever, mensalmente, as folhas de controlo de combustível para todos os veículos da Fundação e enviar os dados aos interessados em Maputo.

Apoio de Campo

  • Participar e apoiar, sempre que necessário, na realização de formações, reuniões com o pessoal de Procurement e Logística (PL);
  • Supervisionar e coordenar a aplicação dos procedimentos de PL em todos os escritórios locais;
  • Visitar os escritórios locais numa base regular para acessar o estado da implementação dos procedimentos e desenvolver a capacidade do staff dos escritórios locais;
  • Agir como um dotado supervisor de linha para os colaboradores locais de PL;
  • Assegurar a realização de visitas regulares, sempre que necessário, junto dos fornecedores para aferir a conformidade procedimental;
  • Assegurar a manutenção dos arquivos de Procurement e Logística, completos e exactos;
  • Preparar e rever as avaliações dos fornecedores ou análise de propostas, solicitar a adjudicação, ordens de compra, contratos de serviços e outros documentos de Procurement, garantindo cumprimento estrito dos procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte de Procurement;
  • Preparar e rever as requisições de combustível e de outros bens e serviços, e os procedimentos aplicáveis, a exatidão e a integridade dos documentos de suporte;
  • Submeter relatórios mensais ou semanais padronizados, para apoiar a tomada de decisão tanto na área de Procurement assim como para boa gestão de frotas e distribuição de bens e serviços;
  • Facilitar o desenvolvimento e disseminação de listas de verificação, modelos e outras ferramentas de Procurement e Logística;
  • Obter licitações, descontos de qualidade e alcançar a economia de custo, de acordo com os procedimentos;
  • Efectuar a gestão e organização da documentação de fornecedores pré-qualificados da EGPAF.

Treinamento e Desenvolvimento de Capacidade

  • Identificar áreas onde todos os colaboradores interessados, fornecedores, e parceiros possam ser treinados a melhorar o conhecimento de procurement e logística básico e assistí-los em caso de necessidade e organizar acessoria de necessidades e treinamentos para o aumento de capacidade;
  • Orientar todo o novo trabalhador da EGPAF, procedimentos de PL e sistemas incluindo o sistema Verian;
  • Realizar Formações e Reuniões com o pessoal das diferentes áreas (Técnica e Operacional) para desenvolver a capacidade e compreensão das actividades de PL;
  • Trabalhar com o Escritório de Maputo para reforçar as políticas e procedimentos de procurement e logística.

Outras Responsabilidades

  • Recomendar quaisquer procedimentos ou orientações adicionais de Procurement e logística a Maputo para revisão, aprovação e devida implementação;
  • Analisar as áreas de risco em operações de Procurement e Logística e recomendar soluções mitigadoras;
  • Proceder à atualização das bases de dados tanto de procurement assim como da área de logística;
  • Conduzir a viatura para serviços mínimos (solicitação de cotações) ou em casos de urgências na ausência dos motoristas;
  • Outras tarefas que lhe forem atribuídas.

 3. Requisitos:

Educação & Experiência

  • Licenciatura em Gestão de Negócios, Procurement, Gestão Cadeia de Suplementos, Logística, operações, e outras áreas relevantes;
  • Treinamento ou Certificação em Gestão de Cadeia de Suplementos ou Logística é preferencial;
  • Três a cinco anos de experiência trabalhando na gestão da Cadeia de Suplementos ou Logística ou actividades relacionadas, preferencialmente com os fundos da USG;
  • Experiência em gestão de parque automóvel, informática, electricidade, construção incluindo água e saneamento, segurança e gestão de bens móveis/imóveis é uma vantagem;
  • Capacidade de criar base de dados funcional e criativos em gestão diária de viaturas e manutenções preventivas;
  • Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
  • Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
  • Possuir Carta de Condução.

Conhecimento e Habilidades

  • Integridade não comprometedora;
  •  Conhecimento de sistemas de rastreamento de mercadorias;
  • Comprovadas habilidades em Logística e Cadeia de Suplementos;
  • Forte conhecimento de uso do computador, incluido habilidades de manuseio do excel, word, outlook, incluindo o software de Procurement e habilidades de aprender novas bases de dados;
  • Pensamento estratégico;
  • Habilidade para trabalhar em equipa, incluindo trabalhadores do governo local;
  • Habilidade e disponibilidade de viajar localmente, as vezes a curto prazo;
  • Habilidades de gestão;
  • Familiaridade com instrumentos básicos de PL e seus processos;
  • Foco nos resultados para os clientes e responder positivamente a feedback’s;
  • Abordagem consistente de trabalho com energia, e uma atitude construtiva e positiva;
  • Demonstrar abertura a mudanças e habilidade de gerir complexidades;
  • Integro, honesto, proactivo, orientado para o resultado;
  • Excelente capacidade de comunicação e negociação;
  • Habilidades interpessoais e experiência de desenvolvimento do pessoal;
  • Fluência de leitura, escrita e fala tanto em Português como em Inglês;
  • Adquire e desenvolve habilidades profissionais que beneficiam a EGPAF e o individuo;
  • Assessorar políticas e prodecimentos de PL numa base contínua de modo a identificar e propor mudanças conforme o necessário, em adição à monitoria da implementação das políticas existentes para assugurar que elas são propriamente aderidas;
  • Qualquer outra responsabilidade relevante conforme o definido pelo Gestor de Linha.

Validade: 31/01/2020

Para se candidatar a esta vaga visite cho.tbe.taleo.net.



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