Recepcionista

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Descrição

O nosso cliente é uma empresa conceituada em Moçambique, que no sentido de responder às suas necessidades, pretende recrutar 1 Recepcionista.

Funções

Reportando ao Gestor Sénior de Válvulas será responsável pelo recebimento das inscrições para a Directora Nacional (DN) e organizando as reuniões do SMT, elaborando atas das reuniões, enviando convites e fazendo reservas relevantes incluindo:

  • Cumprimentar e acolher os hóspedes assim que chegarem;
  • Gerir e-mails;
  • Responder e encaminhar chamadas telefónicas recebidas;
  • Fornecer informações básicas e precisas em pessoa e via telefone/e-mail;
  • Receber, enviar e distribuir expediente;
  • Manter a segurança do escritório seguindo os procedimentos de segurança e controle de acesso através da recepção;
  • Garantir que as listas de extensão sejam actualizadas atempadamente;
  • Garantir que os visitantes assinem um diário de visitas;
  • Controle de acesso, verificação de segurança via câmera para o 1º andar;
  • Garantir que a área de recepção esteja arrumada e apresentável em todos os momentos;
  • Fornecer apoio Front desk;
  • Supervisionar os serviços de segurança;
  • Gerir e coordenar calendários e agendas para reuniões da DN e dos membros do SMT;
  • Agendar reuniões e organizar salas de conferência para executivos de alto nível;
  • Alertar os gestores sobre cancelamentos ou novas reuniões;
  • Participar de reuniões de DN e SMT e preparar actas;
  • Resumir e acompanhar as decisões e planos de acção do SMT;
  • Actualizar as actas e fazer seguimento das decisões feitas nas reuniões anteriores do SMT;
  • Preparar documentos confidenciais e sensíveis;
  • Enviar a comunicação de decisões de DN e SMT a todos os funcionários;
  • Manter cópia impressa e sistema de arquivo electrónico
  • Traduzir documentos de acordo com a necessidade;
  • Realizar pesquisas e elaborar apresentações ou relatórios conforme solicitado;
  • Manter uma lista geral de contactos da instituição.

Requisitos

  • Ensino Médio concluído;
  • 3 Anos de experiência de trabalho em áreas relevantes para função;
  • Fluente em Português e Inglês;
  • Proficiência em Microsoft Office, MS Word, Outlook e Excel;
  • Experiência básica em arquivo;
  • Fortes habilidades analíticas;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão & multi tarefas;
  • Excelentes habilidades de comunicação;
  • Atitude e aparência profissional;
  • Habilidades de gestão do tempo e prazos;
  • Capacidade de resolução de problemas, planeamento e organização;
  • Excelente atenção aos detalhes;
  • Capacidade de ser engenhoso e proactivo quando surgem problemas;
  • Nacionalidade Moçambicana.

Oferecemos

A oportunidade de se integrar em uma equipe de trabalho dinâmico, oferece um pacote de remuneração de acordo com as qualificações e a experiência demonstradas.

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